Reading time: 9 minutes
A DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais) é uma obrigação acessória anual que todas as empresas optantes do Simples Nacional, exceto MEI, devem cumprir. Ela tem o objetivo de informar à Receita Federal os dados econômicos, sociais e fiscais da empresa em relação às operações do ano anterior.
Neste artigo, vamos entender o que é a DEFIS e quem está obrigado a declarar esse importante documento ao fisco.
Defis: o que é?
A DEFIS, ou Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais, é utilizada para informar à Receita Federal os dados econômicos, sociais e fiscais de todas as empresas optantes pelo Simples Nacional.
Ela também comunica e comprova ao Governo Federal quais tributos foram recolhidos. A sua declaração é obrigatória e deve acontecer anualmente relativa às operações do ano anterior da empresa enquadrada no Simples Nacional.
Como funciona a DEFIS?
- A DEFIS é uma declaração anual exigida pelo Fisco;
- Deve ser preenchida pelas empresas que optam pelo Simples Nacional;
- Deve fornecer informações sobre a situação socioeconômica e fiscal da empresa;
- Serve para comprovar quais tributos foram recolhidos;
- Deve ser entregue até a data limite estabelecida pela Receita Federal;
- A declaração é realizada por meio do Programa Gerador do Documento de Arrecadação Simples Nacional (PGDAS-D);
- A não entrega da DEFIS pode acarretar em multas e outros problemas fiscais para a empresa;
- É recomendado contar com a assessoria de um contador para garantir o correto preenchimento e entrega da declaração.
Principais informações solicitadas na DEFIS
- Receita bruta do ano-calendário;
- Vendas realizadas fora do estabelecimento;
- Compras de mercadorias para revenda;
- Tributos e contribuições recebidos;
- Informações sobre funcionários;
- Dados pessoais e rendimento dos sócios;
- Ganhos de capital;
- Total de despesas;
- Lucro contábil, caso se aplique;
- Saldo bancário, ou em caixa, do início e do final do período que contempla a declaração;
- Mudança de endereço, caso tenha ocorrido;
Quem deve declarar a DEFIS?
A DEFIS é uma obrigação tributária e deve ser obrigatoriamente declarada por todas as empresas tributadas pelo Simples Nacional, exceto MEI. Isso inclui as Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP), mesmo que não tenham tido faturamento no ano anterior ou alterações patrimoniais.
Prazo de entrega da DEFIS 2024
A DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais) deve ser entregue dentro do prazo estabelecido pela Receita Federal. Para o ano de 2024, o prazo limite para envio é até as 23:59 h do dia 31 de março. Essa data refere-se aos dados socioeconômicos da empresa no ano anterior, ou seja, para a DEFIS de 2024, serão informadas as informações relativas a 2023. É essencial cumprir o prazo de entrega para evitar problemas futuros com o fisco.
A declaração da DEFIS é feita por meio do Programa Gerador do Documento de Arrecadação Simples Nacional (PGDAS-D), disponível no site da Receita Federal. Certifique-se de preencher todas as informações corretamente e enviar dentro do prazo estabelecido, evitando possíveis penalidades e complicações com a regularidade fiscal da sua empresa.
Ao realizar a entrega da DEFIS dentro do prazo, você estará cumprindo com suas obrigações anuais no âmbito do Simples Nacional, garantindo que sua empresa esteja em conformidade com as exigências fiscais. Portanto, não deixe para a última hora e esteja atento aos prazos estabelecidos para a declaração da DEFIS.
Exemplo de Prazo de Entrega da DEFIS:
| Ano da DEFIS | Prazo de Entrega |
|---|---|
| 2023 | 31 de março de 2024 |
| 2022 | 31 de março de 2023 |
| 2021 | 31 de março de 2022 |
A tabela acima apresenta exemplos de prazos de entrega da DEFIS para diferentes anos. Lembre-se de consultar sempre o prazo atualizado, de acordo com a Receita Federal, para garantir que a sua empresa cumpra com suas obrigações tributárias dentro do período estabelecido.
Como evitar erros no preenchimento e entrega
Para evitar erros no preenchimento e na entrega da DEFIS, é fundamental contar com a ajuda de um contador. Mesmo que o preenchimento seja relativamente simples, é importante ter todas as informações corretas e completas. Além disso, a contabilidade pode auxiliar no processo de envio da declaração, garantindo que todas as informações estejam corretas e dentro do prazo.
Um dos erros mais comuns no preenchimento da DEFIS está relacionado à falta de atenção aos detalhes. É importante conferir cuidadosamente cada campo preenchido, verificar se todos os dados estão corretos e atualizados, e garantir que não haja informações faltantes ou inconsistentes.
Outro erro frequente é a falta de conhecimento sobre as regras e prazos de entrega da DEFIS. É fundamental estar atualizado sobre as obrigações tributárias do Simples Nacional e conhecer os prazos estabelecidos pela Receita Federal. Dessa forma, é possível se organizar e evitar problemas com a entrega da declaração.
Contar com a ajuda de um contador especializado em declarações fiscais, como a DEFIS, pode ser a melhor maneira de evitar erros. Um contador experiente possui o conhecimento necessário para orientar a empresa no preenchimento correto dos formulários, garantir que todas as informações estejam de acordo com a legislação e auxiliar no envio da declaração dentro do prazo.
Além disso, a contabilidade pode fornecer suporte em relação à documentação necessária para a DEFIS. O contador pode orientar a empresa a reunir os registros financeiros, notas fiscais, extratos bancários, entre outros documentos relevantes, de forma organizada e completa.
Dicas Para Evitar Erros no Preenchimento e Entrega da DEFIS:
- Conte com a orientação de um contador especializado;
- Tenha atenção aos detalhes e verifique cuidadosamente todas as informações preenchidas;
- Esteja atualizado sobre as regras e prazos de entrega;
- Organize a documentação necessária de forma completa e organizada;
- Utilize um software de gestão contábil para facilitar o preenchimento da DEFIS.
Consequências de não entregar a declaração
Embora não haja multas diretas pela não entrega da DEFIS, é importante destacar que a declaração é obrigatória para cumprir com as obrigações fiscais da empresa. Se a declaração não for enviada, a empresa não poderá cumprir com suas obrigações mensais de pagamento de impostos pelo Simples Nacional.
Além disso, o não envio da DEFIS pode resultar em multas e juros no pagamento dos impostos mensais, além da inativação das inscrições municipal e estadual e até a perda do CNPJ.
| Consequências de não entregar a DEFIS |
|---|
| Atraso no pagamento dos impostos mensais do Simples Nacional |
| Multas e juros no pagamento dos impostos mensais |
| Inativação das inscrições municipal e estadual |
| Perda do CNPJ |
Como gerar a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais?
Para gerar a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS), é necessário acessar o site do Simples Nacional e utilizar o Programa Gerador do Documento de Arrecadação Simples Nacional (PGDAS-D). O PGDAS-D é a ferramenta oficial disponibilizada pela Receita Federal para que as empresas optantes pelo Simples Nacional possam cumprir com suas obrigações fiscais.
Ao acessar o PGDAS-D, o sistema irá solicitar uma série de informações necessárias para a geração da DEFIS. Entre os dados requeridos estão informações sobre os ganhos de capital, total de despesas, lucro contábil, dados pessoais dos sócios, número de empregados, entre outros. É importante ter em mãos todos os documentos e informações necessárias antes de iniciar o preenchimento da declaração.
Após fornecer todas as informações solicitadas pelo sistema, a DEFIS será gerada de acordo com os dados fornecidos. É importante revisar todas as informações antes de finalizar a declaração, garantindo que estejam corretas e completas. Caso necessário, é possível fazer ajustes ou correções antes de finalizar a geração da DEFIS.
Após a geração da DEFIS, é fundamental realizar a entrega do documento dentro do prazo estabelecido pela Receita Federal. Lembrando que o prazo para entrega ocorre até as 23:59 h do dia 31 de março de cada ano, referente aos dados socioeconômicos da empresa no ano anterior. Portanto, é importante se organizar e não deixar para a última hora.
Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é uma legislação que estabelece diretrizes para o tratamento de dados pessoais pelas instituições. Durante o processo de preenchimento e envio da DEFIS, alguns dados pessoais são coletados e tratados para cumprir com as obrigações legais e regulatórias.
A LGPD define dados pessoais como qualquer informação relacionada a uma pessoa física identificada ou identificável. Isso pode incluir nome, endereço, CPF, data de nascimento, informações bancárias, entre outros. O tratamento de dados pessoais abrange a coleta, armazenamento, uso, compartilhamento e exclusão dessas informações.
É importante conhecer e estar em conformidade com as normas da LGPD ao lidar com dados pessoais durante o processo de preenchimento e envio da DEFIS. Isso inclui garantir a segurança desses dados, obter o consentimento do titular quando necessário, e informar ao titular quais dados estão sendo coletados e como serão utilizados.
Ao adotar medidas e práticas que estejam em conformidade com a LGPD, as instituições podem proteger a privacidade e os direitos dos indivíduos, promovendo uma cultura de segurança da informação e construindo a confiança dos seus clientes e parceiros.
Conclusão
A DEFIS é uma declaração anual obrigatória para as empresas optantes pelo Simples Nacional, exceto MEI. Seu objetivo é informar à Receita Federal os dados econômicos, sociais e fiscais da empresa, além dos tributos e impostos recolhidos. Para evitar problemas futuros, é fundamental preencher e entregar corretamente a DEFIS dentro do prazo estabelecido.
Contar com a ajuda de um contador especializado pode facilitar todo o processo. Pois ele poderá auxiliar na organização das informações necessárias para a declaração, garantindo que tudo esteja em conformidade com as obrigações fiscais e legais.
A DEFIS faz parte do compromisso das empresas em manter sua regularidade junto ao fisco e garantir a transparência de suas operações. Ao cumprir essa obrigação, as empresas evitam multas, juros e possíveis sanções, além de contribuírem para a construção de um ambiente empresarial mais justo e confiável.
